Google dokumenti izvrstan su alat za suradnju jer omogućuje više ljudi da uređuju i rade na jednom dokumentu u isto vrijeme, a da pritom ne izgube pojam o tome tko što radi.
Ako vi ili vaša organizacija koristite Google dokumente, saznanje tko je u timu pregledao koji dokument i kada može biti korisna informacija. Od osiguravanja da svi pročitaju nacrt, odredbe i uvjete, vaš najnoviji podnesak, politike i procedure ili neki drugi važan dokument, bitna je mogućnost da vidite tko je što i kada učinio.
Donedavno niste mogli vidjeti tko je pregledavao vaše Google dokumente. Moglo se vidjeti tko ju je uredio, ali ne i tko je samo pročitao. Ako nisu spremili, uredili ili ostavili komentar, niste imali pojma je li određena osoba uopće pročitala najnoviju verziju dokumenta.
Također, budući da Google dokumente možete dijeliti s dopuštenjima samo za čitanje, dokument možete dijeliti s nekim osobama s namjerom da pregledaju dokument, ali ne i unose nikakve izmjene.
Trenutne verzije Google dokumenata omogućuju vam da konfigurirate postavke tako da možete vidjeti tko je pregledavao vaše Google dokumente. Pogledajmo kako to možete učiniti sami.
Monitor aktivnosti G Suitea
G Suite obično koriste organizacije u kojima je suradnja neophodna. Ako koristite G Suite za redovitu suradnju s drugima, možete koristiti Monitor aktivnosti da biste vidjeli povijest pregleda bilo koje datoteke Google dokumenata.
Da biste to učinili, slijedite ove korake:
- Otvorite datoteku Google tablice
- Kliknite na uzlazni trend ikona strelice u gornjem desnom kutu ili idite na Alati padajući izbornik
- Otvori Nadzorna ploča aktivnosti
- Klikni na Svi gledatelji za karticu vaše organizacije
Ovaj proces omogućit će vam praćenje prikaza u dokumentu, uključujući datum i vrijeme posljednjeg pregleda za svakog gledatelja.
Ako ne vidite opciju Monitoring aktivnosti u svom Google dokumentu, to vjerojatno znači da ste prijavljeni na besplatnu verziju Google dokumenata ili na osobni račun, a ne na verziju G Suitea.
Gledatelji i trendovi komentara
Osim što vidite tko je pregledao vaše Google dokumente, Monitor aktivnosti također vam omogućuje da vidite trendove kada su ljudi pregledali ili komentirali vaš dokument.
Trend gledatelja: Prikazuje vam trakasti grafikon broja jedinstvenih gledatelja u bilo kojem vremenskom rasponu koji odaberete od 7 dana do svih vremena.
Trend komentara: Prikazuje vam trakaste grafikone trenda komentara u bilo kojem vremenskom razdoblju od 7 dana do svih vremena.
Isključite Prikaz povijesti u Google dokumentima
Ako iz bilo kojeg razloga želite isključiti povijest pregleda dokumenta, to možete učiniti i slijedeći ove brze korake:
- Otvorite Google tablicu
- Kliknite na uzlazni trend strijela u gornjoj desnoj strani vašeg dokumenta ili idite na Alati iz padajućeg izbornika
- Otvori Nadzorna ploča aktivnosti
- Izaberi Postavke privatnosti
- U odjeljku Postavka dokumenta, uključite Prikaži moju povijest pregleda za ovaj dokument isključiti
Ova je opcija također dostupna u osobnoj ili besplatnoj verziji Google dokumenata. Ako radite na dokumentu, ali ne želite da vaši suradnici znaju dok ne budete spremni podijeliti svoje posljednje revizije, možete isključiti svoju povijest pregleda.
Započnite otvaranjem Google tablica i klikom na Postavke.
Izbornik Postavke omogućuje vam da isključite povijest pregleda pomoću postavki "Nadzorna ploča aktivnosti". Nakon što ovo prebacite na "isključeno", kliknite U redu da biste spremili promjene.
Kako vidjeti tko je unio promjene u vaš Google dokument
Kontrola verzija je vrlo važna, pogotovo ako radite u reguliranoj industriji. Kontrola verzija je nešto što je Google dokumenti dobro radio neko vrijeme. Dokumenti će pokazati tko je uredio dokument, spremio ga ili podijelio. To zapravo funkcionira ne samo s G Suiteom, već i s osobnim Google dokumentima.
Ako ste zainteresirani za kontrolu verzija ili želite biti sigurni da nitko nije napravio izmjene koje ne bi trebao bez zaključavanja datoteke, možete saznati slijedeći ove korake:
- Otvorite Google tablicu koju želite pratiti
- Izaberi Datoteka i Povijest verzija
- Izaberi Pogledajte Povijest verzija
Na desnoj strani zaslona trebao bi se pojaviti prozor koji prikazuje svako spremanje i uređivanje za predmetni dokument. Ovisno o tome kako ste postavili G Suite ili Google dokumente, ove podatke možete vidjeti i odabirom veze "Zadnje uređivanje je..." na vrhu dokumenta. Vodi vas na potpuno isto mjesto.
Unutar tog prozora također biste trebali imati mogućnost pregleda prethodne verzije dokumenta prije uređivanja.
Ovo je bitno za kontrolu verzija jer imate revizijski trag o tome koje su promjene napravljene, kada su napravljene i od koga. Također je korisno ako ste napravili neke promjene, spavali na tome, predomislili se i želite ih vratiti.
Kako vidjeti tko je podijelio vaš Google dokument
Također možete vidjeti tko je podijelio vaš Google dokument i kada. Također možete vidjeti postavke dijeljenja kako biste mogli bolje kontrolirati pristup svom dokumentu.
- Ići drive.google.com
- Kliknite na MyDrive na lijevo
- Kliknite na mali i gumb u gornjem desnom kutu
- Klik Aktivnost
- Ili kliknite svaku datoteku ili mapu pojedinačno ili pregledajte traku za pomicanje s desne strane zaslona. Ovo će vam pokazati tko je podijelio vaš dokument.
Također možete provjeriti unutar dokumenta odabirom Dijeli. Imena pojedinaca pojavit će se u skočnom prozoru. Ako postoji više osoba, odaberite ime i pojavit će se popis svih imena.
Završne misli
Vaša mogućnost da odredite tko je pregledao, podijelio i uređivao vaše dokumente je ograničena ako nemate pristup G Suite računu; međutim, još uvijek postoje načini za dobivanje osnovnih informacija.
Slijedeći korake navedene u ovom vodiču, možete brzo i jednostavno vidjeti tko je na bilo koji način pregledao, uređivao ili promijenio vaš dokument Google dokumenata.