Upravljanje dokumentima jedna je od najvažnijih stvari u SharePointu. U poslovanju, dokumenti su često stvari koje se razvijaju. Mogu započeti na OneDrive for Business i završiti na web-mjestu tima organizacije. Dokumenti često mijenjaju lokacije pa je poznavanje detalja premještanja dokumenata u SharePointu ključno.
Više načina za to
Svatko tko je radio u sustavu SharePoint zna da postoji mnogo načina za obavljanje određenog zadatka. Premještanje dokumenata nije iznimka. Hoćete li na kraju koristiti File Explorer ili alat za migraciju ovisi o brojnim čimbenicima, kao što su broj premještenih dokumenata, važnost zadržavanja povijesti verzija, metapodaci i još mnogo toga.
1. File Explorer
Da biste premjestili dokument pomoću File Explorera, otvorite knjižnicu ciljnih i izvornih dokumenata (nije važno radi li se o istoj web-lokaciji). Izaberi File Explorer u padajućem izborniku. Ovo otvara pogled istraživača za svaku od knjižnica. Koristite povlačenje i ispuštanje za premještanje stavki između dva prikaza istraživača.
Možete premjestiti i mape i datoteke i zadržati vrste sadržaja ako i izvorna i ciljna lokacija imaju definirane vrste sadržaja. Ova metoda također zadržava prilagođene metapodatke ako su i izvorna i ciljna lokacija definirane pomoću istih metapodataka.
Međutim, postupak je ručni i više je kopija nego premještanje, što znači da morate izbrisati izvorne stavke nakon premještanja. Ne zadržava povijest verzija niti svojstva koja su kreirala, kreirala, modificirala i modificirala.
2. Premjesti u/Kopiraj u
Iako korisna i jednostavna, Premjesti u i Kopiraj u naredbe su dostupne samo u sustavu SharePoint Online. Ova vam opcija omogućuje premještanje dokumenata s OneDrive for Business ili SharePointa na odredište u SharePoint ili OneDrive. Odaberite datoteku i kliknite jednu od dvije naredbe. The Premjesti u opcija će premjestiti vaš dokument s metapodacima i zaštitom povijesti verzija u drugu mapu unutar iste biblioteke, u drugu biblioteku ili na drugo mjesto.
Ova metoda je savršena za krajnje korisnike jer je jednostavna i jasna. Omogućuje vam kopiranje i premještanje datoteka i mapa. Najbolja stvar je što zadržava vrste sadržaja, povijest verzija prilagođenih metapodataka, i svojstva koja su kreirala, kreirala, modificirala i modificirala. The Kopirati za naredbu, međutim, zadržava samo najnoviju verziju – glavni nedostatak očito je činjenica da je ova metoda ekskluzivna za SharePoint Online.
3. Upravljajte sadržajem i strukturom
Ako omogućite značajku infrastrukture za objavljivanje na SharePoint Serveru, moći ćete vidjeti vezu Upravljanje sadržajem i strukturom kada prijeđete na Administracija stranice. Pomoću ove značajke možete premještati/kopirati dokumente. Ovo je jedan od najboljih hakova koji će vam pomoći da premjestite više dokumenata istovremeno, zadržavajući povijest verzija, koju su kreirali, kreirali, modificirali i modificirali svojstva. Pomoću ove metode također se zadržavaju tip sadržaja i metapodaci.
Međutim, morat ćete uključiti značajku objavljivanja. Čak i tada nećete moći premjestiti više mapa. Možda je najveći nedostatak ove metode to što morate biti vlasnik stranice da biste je koristili. Oh, i funkcionira samo unutar jedne stranice.
4. Organizator sadržaja
Jednostavno aktivirajte značajku Content Organizer, a zatim odaberite pravila usmjeravanja koja želite koristiti i stavite dokument koji želite premjestiti u biblioteku za ispuštanje. Ova metoda također vam omogućuje premještanje dokumenata na bilo koje drugo mjesto. Konfiguracija traje neko vrijeme, ali to morate učiniti samo jednom. Također zadržava vrste sadržaja i prilagođene metapodatke.
Iako ne zadržava povijest verzija i zahtijeva administratora, ima korisnu značajku koja vam omogućuje da svoj dokument usmjerite u mapu.
5. SharePoint alat za migraciju
Microsoft zna da premještanje dokumenata u SharePoint može biti malo nezgodno. Zbog toga je tvrtka osmislila besplatni SharePoint alat za migraciju. Ovaj alat upravlja svime, od malih do velikih migracija koje mogu uključivati datoteke, mape, pa čak i popise s vašeg SharePoint web-mjesta. Stavke se premještaju na OneDrive ili SharePoint.
Najočiglednija prednost ove metode je sposobnost alata da se nosi s velikim migracijama. Također je vrlo prilagodljiv i zadržava povijest verzija. Međutim, nije kompatibilan s verzijama sustava SharePoint prije 2013. Nasuprot tome, neki proizvodi za migraciju trećih strana znatno su prilagodljiviji.
6. Proizvodi trećih strana
Većina kvalitetnih proizvoda za migraciju dokumenata trećih strana nije besplatna, ali imaju fantastičan učinak, posebno za velike migracije. Oni imaju tendenciju da budu skalabilni i vrlo prilagodljivi. Većina ovih proizvoda može zadržati sve, uključujući vrste sadržaja, metapodatke, sva svojstva i povijest verzija.
S druge strane, ova metoda košta. Kada uzmete u obzir činjenicu da plaćate alat koji će vam pomoći premjestiti dokumente, počet ćete se pitati zašto SharePoint već ne dolazi s opcijom prilagođenom korisniku. Još jedan nedostatak je taj što proizvodi trećih strana zahtijevaju administratora da ih konfigurira i pokrene.
7. Prilagođeno rješenje
Konačno, možete kodirati vlastito prilagođeno rješenje putem raznih tehnika kao što je REST API. Krajnji korisnik ne mora ništa usmjeravati, možete ga prilagoditi koliko god želite i možete se pobrinuti da se sve zadrži unutar dokumenata. S druge strane, morate biti u stanju kodirati i potrošiti neko vrijeme na pisanje i održavanje koda, što može biti posebno nezgodno u vrijeme ažuriranja proizvoda.
Odaberite svoju metodu
Postoji još više metoda za premještanje dokumenata u SharePointu, ali one bi trebale pokriti većinu vaših potreba. Prvo razmislite što vam je potrebno i uskoro ćete znati koju točno metodu koristiti za svaku od njih.
Koju od ovih metoda preferirate? Jeste li koristili više od jednog? Raspravljajte.