Možete učiniti mnogo stvari kako biste poboljšali učinkovitost svog tima, a korištenje središta za suradnju kao što je Microsoft Teams jedna je od njih. To je izvrstan komunikacijski alat koji možete koristiti za razgovor, dijeljenje datoteka i audio i video sastanke sa svojim timom.
Ako tek počinjete s timovima, možda niste sigurni kako zakazati sastanak. Postoji nekoliko načina na koje to možete učiniti, a vaše će opcije ovisiti o verziji Microsoft Teamsa koju koristite. U ovom članku ćemo vam dati sve detalje koje trebate znati.
Zakazivanje sastanka u Microsoft timovima
Vaš račun Microsoft Teams povezan je sa svim proizvodima Microsoft 365 grupe kao što su SharePoint, Outlook, Yammer itd. A kalendar koji koristite u Teams izravno je povezan s kalendarom Microsoft Exchange.
Outlook također koristi Exchange kalendar. To znači da će se, nakon što zakažete sastanak putem Outlooka, automatski pojaviti u timovima i obrnuto. Evo kako možete zakazati sastanak u Microsoft timovima:
- U timskom chatu kliknite na Zakažite sastanak ikona (ispod okvira za novu poruku.)
- Zatim odaberite Kalendar, koji se nalazi na lijevoj bočnoj ploči, a zatim kliknite na Novi sastanak.
- Pojavit će se skočni prozor. Možete odabrati vrijeme i datum sastanka.
- Kada završite s planiranjem, kliknite Uštedjeti. Nakon toga, skočni prozor će se zatvoriti, a pozivnice za sastanke možete poslati pomoću Outlooka.
Pomoćnik za planiranje
U skočnom prozoru možete koristiti i funkciju Pomoćnik za planiranje. Ova značajka pomoći će vam da pronađete pravo vrijeme za sve članove vašeg tima, uključujući i vas.
Kada odaberete ovu opciju, moći ćete vidjeti kada su sudionici sastanka slobodni, a kada zauzeti. Tamnoplava predstavlja vremenske intervale kada nisu dostupni. Svijetloplavi termini su dostupna vremena, a sivi termini su neradno vrijeme sudionika.
Pozivanje ljudi izvan vašeg tima
Jedna od sjajnih stvari u vezi s Microsoftovim timovima je da možete pozvati ljude izvan svoje organizacije da se pridruže sastanku.
Ne trebaju čak ni imati licencu za Microsoft Teams. Sve što trebate je njihovo ime i adresa e-pošte, a pozivnicu možete poslati. Evo što trebate učiniti:
- Otvori Dodajte potrebne sudionike opciju u skočnom obrascu Novi sastanak.
- Kliknite na Izborno.
- Unesite adresu e-pošte osobe.
- Kliknite na Pozvati, pozivnica e-poštom uskoro će sletjeti u njihovu pristiglu poštu.
Također možete zakazati sastanak koji će se održati unutar određenog kanala Teams. Na Novi sastanak oblik, odaberite Dodaj kanal. Nakon što ga postavite i pošaljete pozivnice, ne možete promijeniti kanal.
Ako trebate napraviti promjenu, morat ćete izraditi nove pozivnice. Također, ako se sastanak treba održati na kanalu, svi koji su dio tog tima moći će se pridružiti sastanku, čak i ako nisu dobili pozivnicu.
Microsoft Teams besplatno izdanje
U slučaju da koristite besplatno izdanje Teamsa, možda se pitate gdje je opcija zakazivanja u vašoj aplikaciji. Pa, nažalost, u besplatnoj verziji Microsoft Teamsa ne možete zakazati sastanak.
Ali to ne znači da uopće ne možete imati sastanak. Aplikacija ima Upoznajte se sada opcija kada morate brzo okupiti tim.
Sve što trebate učiniti je kliknuti na ikonu kamere pored Upoznajte se sada a zatim odaberite sva imena ljudi koji će prisustvovati sastanku. Ova je značajka dostupna i za Teams račune temeljene na pretplati.
Više o Microsoftovim timskim sastancima
Na jednom sastanku tima možete imati do 250 ljudi. Međutim, ne možete vidjeti sve sudionike u isto vrijeme. Prije nedavnih ažuriranja, mogli ste vidjeti samo do četiri aktivna sudionika u pozivu. Sada možete imati devet sudionika na ekranu odjednom. Ali novo ažuriranje donijelo je neke druge uzbudljive inovacije.
Sudionici sastanka Microsoft Teams sada imaju bolju kvalitetu zvuka i prilagođene pozadine za sastanke. Također možete prikvačiti video ako postoji potreba da se više pažnje usmjeri na određenog sudionika sastanka. Ostale značajke vezane uz sastanke uključuju virtualni lobi, dijeljenje zaslona i interaktivno rješavanje problema.
Zbližite svoje timove
Postoji mnogo načina na koje možete učiniti svoje radno mjesto učinkovitijim koristeći Microsoft Teams. To je uglavnom aplikacija koja se temelji na chatu i dijeljenju datoteka. Ali to je također fantastičan alat kada trebate imati video konferenciju sa svojim timom.
Zakazivanje sastanka s pomoćnikom za zakazivanje čini logistiku pronalaženja pravog vremena mnogo ugodnijom. A ako netko nije dio vaše organizacije ili tima, još uvijek se može pridružiti. Samo im pošaljite pozivnicu putem e-pošte.
Jeste li ikada bili na sastanku Microsoftovih timova? Ili na rasporedu? Javite nam u odjeljku za komentare u nastavku.