Slika 1 od 6
Milijuni ljudi koriste Microsoft Outlook za upravljanje e-poštom i kalendarom, i na poslu i kod kuće. To je dokaz njegove korisnosti, ali istina je da malo ljudi doista zna kako maksimalno iskoristiti njegove značajke.
Učenje nekoliko jednostavnih trikova može vam uštedjeti vrijeme, pomoći vam da radite učinkovitije, pa čak i sinkronizirati svoj dom i posao. Ovi savjeti su usmjereni na Outlook 2013, 2016, 2019 i Microsoft 365, ali mnogi se odnose i na starije verzije Outlooka.
Savjet br. 1: Uklonite ponavljanje tipkanja pomoću brzih dijelova
Ako redovito trebate upisivati standardni blok teksta, možete ga spremiti kao “Brzi dio” za jednostavno umetanje u e-poštu.
- Označite tekst u prozoru skladatelja.
- Kliknite na "Umetnuti" karticu za razvijanje izbornika vrpce.
- Izaberi “Brzi dijelovi” i biraj “Spremi odabir u galeriju brzih dijelova.”
- Klik "U REDU" u skočnom okviru za spremanje novog izraza Quick Part.
U budućnosti, kada počnete upisivati isti blok teksta, vidjet ćete ga kao prijedlog. Pogoditi "povratak" za umetanje teksta u cijelosti. Također možete odabrati svoju frazu pomoću miša pomoću “Brzi dijelovi” padajući izbornik. Desnom tipkom miša kliknite na njega za opcije postavljanja ili uredite brze dijelove i druge "građevinske blokove" i upravljajte njima.
Savjet br. 2: Napišite poruku za isporuku u budućnosti
Ako imate neke vijesti ili poruke koje ne želite odmah podijeliti, Outlook vam omogućuje odgodu isporuke do određenog vremena.
- Napišite svoju e-poštu i dodajte primatelja. Pripremite sve za slanje kao i inače.
- Kliknite karticu "Opcije". Ispod njega će se pojaviti leteći izbornik.
- Kliknite na “Odgoda isporuke” ili odaberite ikonu male strelice u "Poslati" okvir, ovisno o verziji Outlooka i OS-u.
- U skočnom okviru odaberite datum i vrijeme kada želite da primatelj primi e-poruku, a zatim kliknite "Zatvoriti" ili "Poslati" ovisno o verziji Outlooka i OS-u.
- Klik "Poslati" kad završi.
- Ako koristite Exchange poslužitelj, sada možete zatvoriti Outlook. Ako koristite POP ili IMAP, morat ćete ostaviti aplikaciju otvorenom dok ne prođe navedeno vrijeme slanja.
Također možete ažurirati datum i vrijeme ili potpuno izbrisati poruku prije nego što bude poslana. Posjetiti "Nacrti" mapu i kliknite "Otkaži slanje." Zatim možete ponovo kreirati poruku i poslati je na novi datum ili vrijeme.
Savjet br. 3: Napravite mapu za uobičajena pretraživanja
Uvijek možete pretraživati trenutnu mapu upisivanjem riječi ili izraza u polje za pretraživanje koje se nalazi iznad popisa poruka. Međutim, za često tražene pojmove možete pojednostaviti posao pomoću a "Traži" mapu.
Idite na "Mapa" karticu i kliknite desnom tipkom miša "Mapa za pretraživanje" stvoriti jedan. Birajte između raznih predložaka (e-poruka određenih osoba, pošta označena kao važna, itd.) ili postavite vlastite kriterije pomoću "Stvorite prilagođenu mapu za pretraživanje" opcija.
Vaša nova mapa za pretraživanje pojavljuje se u oknu mapa na lijevoj strani prozora programa Outlook; kliknite na njega da vidite poruke koje ispunjavaju vaše odabrane uvjete. Kliknite desnom tipkom miša i odaberite "Preimenuj mapu" da mu dam zgodno ime.
Savjet #4: Automatizirajte ponavljajuće zadatke brzim koracima
Ako redovito obavljate određeni zadatak, kao što je prosljeđivanje dolazne e-pošte kolegi ili pozivanje grupe primatelja na sastanak, tada Brzi koraci može vam uštedjeti vrijeme. Pronaći ćete skup unaprijed definiranih Brzi koraci u sredini Dom tab, ali prava snaga značajke dolazi u definiranju vlastitog.
Kliknite strelicu padajućeg izbornika i odaberite “Novi brzi korak” da biste stvorili prilagođeni slijed radnji koje mogu kategorizirati, premjestiti, označiti i izbrisati poruke jednim dodirom miša.
Klikom na strelicu za izvlačenje, koja se nalazi u donjem desnom dijelu unutar “Brzi koraci” traka, otvara dijaloški okvir iz kojeg možete duplicirati i uređivati prečace tako da možete stvoriti niz varijacija na temu.
Savjet #5: Sortirajte svoju poštu pomoću pravila i uvjetnog oblikovanja
The 'Pravila' padajući izbornik u 'Potez' odjeljak od 'Dom' kartica pruža opcije za stvaranje i upravljanje pravilima za automatsku obradu poruka kako stignu. Ako odaberete poruku prije klika, ponudit će se stvaranje pravila koje utječe na slične poruke. Izaberi "Kreiraj pravilo" i dobit ćete mogućnost postavljanja svih vrsta kriterija za provjeru, uključujući pošiljatelja, primatelja, veličinu, datum itd. Također ćete odabrati što će se dogoditi s e-porukama koje odgovaraju postavljenim kriterijima.
Slična značajka je Uvjetno oblikovanje, koji ćete pronaći klikom "Pregled postavki" nakon čega slijedi "Pogled" tab. Ovo ne premješta niti obrađuje poruke, ali prikazuje poruke e-pošte koje odgovaraju određenim kriterijima u određenom fontu i boji, tako da ih možete odmah uočiti u svojoj pristigloj pošti.
Savjet #6: Automatski izbrišite nepotrebne poruke
Ako želite uštedjeti prostor ili pospremiti nezgrapan trag e-pošte, Počistiti alat u Outlooku 2013 i novijim može pomoći. Analizira cijeli razgovor e-poštom i briše sve poruke koje su u cijelosti citirane unutar sljedeće poruke - na taj način i dalje možete vidjeti što je rečeno provjeravanjem sljedećih poruka.
Koristiti Počistiti, kliknite njegov padajući izbornik na "Dom" karticu i odaberite želite li pospremiti jedan razgovor ili cijelu mapu. Da biste implementirali daljnju kontrolu nad svojim postavkama, kliknite na "Postavke" gumb unutar skočnog upozorenja za odabir vrste poruka koje treba izbaciti, a što ostaviti na miru.
Savjet #7: Delegirajte pristup svojoj pošti i kalendaru
Ako određena situacija ili događaj zahtijevaju da drugoj osobi omogućite pristup Outllok računu, možete privremeno dopustiti da netko drugi upravlja vašom pristiglom poštom i sastancima. Da biste to postavili, otvorite "Datoteka" karticu, a zatim kliknite na "Postavke računa" padajući izbornik i odaberite "Delegirani pristup." Klik "Dodati" i unesite ime osobe (ili osoba) kojoj želite dopustiti pristup.
Vidjet ćete skup padajućih izbornika za dopuštenja. Zadane postavke omogućuju vašem delegatu pristup i ažuriranje vašeg kalendara i popisa zadataka, dok e-pošta i kontakti ostaju privatni. Dozvole možete prilagoditi svojim potrebama.
Bilješka: Delegat mora koristiti istu verziju Outlooka kao i vi, a stavke kojima želite da pristupe moraju biti pohranjene na Exchange poslužitelju. Delegat neće imati pristup vašem poštanskom sandučiću koji se nalazi na vašem tvrdom disku.
Savjet #8: Upravljajte potvrdama o čitanju
Srećom, Outlook se dovoljno dobro ponaša da traži dopuštenje prije slanja potvrde o čitanju; možete dodatno prilagoditi njegovo ponašanje klikom na "Datoteka" kartica, otvaranje "Opcije", odabirom "pošta" prikaz i pomicanje prema dolje do 'Praćenje' odjeljak. Za konfiguriranje učestalosti poslanih zahtjeva za potvrde, odaberite "stalno" ili "nikada," ili konfigurirajte vlastite postavke zahtjeva za primitak.
Jedna korisna opcija je mogućnost da zatražite potvrdu o isporuci, koja potvrđuje da je vaša e-pošta stigla na poslužitelj e-pošte primatelja, bez inzistiranja na obavijesti kada je zapravo otvorena.
Savjet #9: Vremenske zone
Ako putujete na posao, znat ćete frustraciju sastanaka i sastanaka u Outlooku koji se pojavljuju u pogrešnom lokalnom vremenu. Srećom, možete kontrolirati vremenske zone unutar svojih postavki. Pod, ispod "Datoteka," tražiti "Opcije" i odaberite "Kalendar" otvoriti svoj "Vremenska zona" postavke. Nakon što promijenite lokalnu vremensku zonu, vremenske oznake e-pošte i kalendarski unosi prikazat će se s odgovarajućim pomakom.
Također možete konfigurirati drugu vremensku zonu koja se prikazuje tako da, na primjer, možete pratiti koliko je sati kod kuće ili vidjeti koliko je sati za vaše kolege u inozemstvu kako biste bili sigurni da ćete ih uhvatiti tijekom radnog vremena i ne ne kontaktirajte ih u nezgodno doba dana. Klik "Zamijeni vremenske zone" za lako prebacivanje s jednog mjesta na drugo.
Savjet #10: Koristite značajku ljepljivih bilješki
Outlook uključuje ugrađenu značajku ljepljivih bilješki koja će vas podsjetiti na važne informacije ili ih zabilježiti. Pritisnite "Ctrl + Shift + N" s bilo kojeg mjesta u sučelju programa Outlook za stvaranje nove bilješke, koja se može povući i postaviti bilo gdje na zaslonu. Prema zadanim postavkama, bilješke se pojavljuju u blijedožutoj boji, ali ih možete dodijeliti kategorijama, zbog čega se prebacuju na pridruženu boju.
Za upravljanje bilješkama kliknite na "Bilješka" ikona na dnu 'Pogled' ploča. Odatle možete kopirati, organizirati i ispisivati bilješke. Također možete pretraživati, putem polja u gornjem desnom kutu prozora, bilješke koje sadrže određeni tekst.
Savjet #11: Šifrirana e-pošta
Ako želite dokazati da su vaše poruke stvarno od vas, Outlook može kriptografski potpisati vaše e-poruke. Možete čak ići korak dalje i šifrirati tekst i privitke tako da ih mogu čitati samo primatelji s kojima ste podijelili ključ. Da biste to postavili, otvorite "Postavke centra za pouzdanost" klikom “Datoteka | Opcije | Centar za povjerenje” i odabiru "Sigurnost e-pošte."
Šifriranje e-pošte i dodavanje digitalnog potpisa jednostavno je kao označavanje odgovarajućih okvira, ali morat ćete izraditi i uvesti digitalni ID ako ga već nemate. Klik "Nabavite digitalni ID..." da vidite veze na niz davatelja usluga, uključujući Comodo, koji nudi besplatne certifikate e-pošte.